Chapter 14 -The Virtual Office-

Kantor Virtual

pengantar

· Otomatisasi dimulai di pabrik

• Kontrol numerik (NC)
• Kontrol numerik langsung (DNC)
• CAD / CAM
• Robotika

· Otomatisasi kantor (OA) dimulai dengan IBM pada tahun 1960-an

• Pengolah kata
• Pita Magnetik / Mesin Ketik Selectric

· Sistem otomasi kantor ditandai oleh komunikasi

· Otomasi Kantor (OA)

• Sistem elektronik formal dan informal
• Komunikasi informasi
• Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan terpengaruh
• Digunakan oleh manajer, profesional, sekretaris, dan karyawan administrasi manajer dan profesional secara kolektif dikenal sebagai pekerja pengetahuan

Kantor Virtual

· Pekerjaan kantor dapat dilakukan di hampir semua lokasi geografis

· Harus dihubungkan dengan komunikasi elektronik

· Dampak

1. Muncul dengan penampilan mikroprosesor berbiaya rendah
2. Teleprosesing
3. Telecommuting

· Keuntungan Kantor Virtual

· Mengurangi biaya fasilitas

· Mengurangi biaya peralatan

· Jaringan komunikasi formal

· Pengurangan penghentian kerja

· Kontribusi sosial

Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah mereka sekarang dapat bekerja dengan cara baru

Kekurangan dari Kantor virtual :

1. Rasa tidak memiliki
2. Takut akan kehilangan pekerjaan
3. Moral Semangat rendah
4. Ketegangan keluarga
5. Ini adalah kerugian bagi karyawan

Kantor Virtual yang Direkomendasikan

Strategi

• Menyediakan sumber daya komputer
• Menyediakan akses ke sumber informasi
• Menyediakan persediaan nonkomputer
• Atur untuk meneruskan panggilan telepon
• Memanfaatkan panggilan konferensi
• Jadwalkan pertemuan rutin
• Ikuti rutinitas kerja

Organisasi Virtual

1. Memperluas ide kantor virtual ke seluruh organisasi
2. Tidak ada ikatan dengan lokasi fisik
3. Ekonomi Tiga I
4. Informasi
5. Ide ide
6. Kecerdasan

 Informasi dan komunikasi

- Tidak ada data

 Aplikasi komputer dan nonkomputer

 "Pemecah masalah lain"

- Internal

- Lingkungan

Aplikasi Otomasi Kantor (OA)

• Pengolah kata
• Surat elektronik dan suara
• Kalender komputer
• Konferensi audio
• Konferensi video
• Konferensi komputer
• FAX
• Videotex
• Pencitraan
• Desktop publishi
• Pengolah Kata

 Penggunaan komputer untuk melakukan secara otomatis banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak

 Kontribusi kepada manajer adalah persiapan komunikasi yang lebih efektif

 jaringan yang memungkinkan pengguna untuk mengirim, menyimpan, dan mengambil pesan menggunakan terminal dan perangkat penyimpanan

 Baik saat percakapan dua arah tidak diperlukan

Communication Komunikasi asinkron yang mudah

 Menghilangkan tag telepon

Pesan Suara

 Suka email kecuali pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio

 Membutuhkan komputer dengan kemampuan untuk menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali saat pengambilan

 Manajer tidak perlu mengetik

 Lebih sedikit peralatan dan infrastruktur dari pada email

Kalender Elektronik

 Penggunaan komputer jaringan untuk menyimpan dan

mengambil kalender janji temu manajer

 Memungkinkan kalender manajer lain

diakses

 Memfasilitasi penjadwalan

 Tidak mengkomunikasikan informasi penyelesaian masalah

Konferensi Audio

 Menggunakan peralatan komunikasi suara untuk membuat tautan audio antara orang-orang yang tersebar secara geografis

 Panggilan konferensi adalah bentuk pertama dari sistem ini

Aturan untuk Menambahkan Efisiensi dalam Audio

Konferensi

 Punya moderator

 Menjaga peserta ke ukuran yang bisa diatur

 Kirim agenda terlebih dahulu

 Identifikasi diri Anda ketika berbicara

 Simpan catatan yang direkam

 Bagikan transkrip hard copy atau notulen rapat

Konferensi video

 Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan peserta konferensi yang tersebar secara geografis

 Tiga konfigurasi umum

- Video dan audio satu arah

- Video satu arah dan audio dua arah

- Video dan audio dua arah

Konferensi Video Desktop

 Peralatan video dan audio terpasang pada setiap stasiun kerja di jaringan yang memungkinkan komunikasi dua arah gambar dan suara

 Masalah teknis

- Banyak komputer desktop sudah cukup kuat

- Membutuhkan jaringan komunikasi berkecepatan tinggi

- Biaya biasanya kurang dari $ 1.000 untuk peralatan tambahan untuk membuat PC standar stasiun video desktop

Konferensi Komputer

 Menggunakan komputer jaringan yang memungkinkan peserta dengan karakteristik umum untuk bertukar informasi mengenai topik tertentu

 Salah satu yang terbesar adalah konferensi komputer PC IBM

- Lebih dari 4.000 bidang topik

- Lebih dari 40.000 anggota

 Komputer harus berjejaring bersama

Telekonferensi

 Menggabungkan semua teknik konferensi lainnya

 Termasuk:

• audio

• video

• konferensi komputer

Videotex

 Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menampilkan narasi dan materi grafis yang tersimpan pada layar CRT

- Dapat dibuat di komputer perusahaan sendiri

- Dapat dimiliki oleh layanan dan diakses oleh perusahaan

(seperti Dow Jones News / Retrieval Service)

- Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

Imaging

Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengkonversi data di atas kertas ke format digital untuk penyimpanan dalam perangkat penyimpanan sekunder

 Dilakukan oleh manajemen dokumen (DM)

sistem

 Menghemat ruang karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

Penerbitan Desktop

 Menggunakan komputer untuk menyiapkan keluaran yang kualitasnya sangat dekat dengan yang dihasilkan oleh pembuat huruf

 Membutuhkan monitor resolusi tinggi dan perangkat cetak

 Tiga area aplikasi

1. administrasi
2. teknis
3. perusahaan

 Ditujukan sebagai inti penyelesaian masalah bisnis

- Suplemen komunikasi interpersonal

- Memberikan kesempatan untuk komunikasi yang lebih baik

Ringkasan

 OA awal diarahkan pada staf sekretaris dan panitera

 Kebutuhan komunikasi manajer dan pekerja pengetahuan diakui

 Konsep kantor virtual muncul

 Sasaran OA adalah peningkatan produktivitas

Ringkasan [lanjutan]

 Berbagai aplikasi

- Pengolah kata

- Surel

- Pesan suara

- Kalender elektronik

- Konferensi audio

- Konferensi video

- Konferensi komputer

- Faks

- Videotex